Utiliser le programme complémentaire (add-in) Outlook pour maestro*

OBJECTIF

Les utilisateurs de maestro* et de l’outil Outlook retrouveront dans ce dernier un onglet identifié maestro*. Cet onglet permet de transférer des courriels et des pièces jointes à une transaction dans maestro* et d’ajouter une signature électronique à un document PDF joint à un courriel. Ces options sont utiles lors de l’approbation de documents et pour garder une trace dans maestro* des courriels reçus et envoyés.

Le programme complémentaire s'installe automatiquement avec l'installation d'un kit de maestro*, les utilisateurs finaux n'ont rien de spécifique à faire pour l'installer.

 

PRÉREQUIS

• Pour la signature électronique, posséder un certificat personnel enregistré sur le poste de travail.

 

Sommaire

• Transférer un courriel dans maestro*
• Apposer une signature électronique à un document PDF joint à un courriel
• Créer un certificat personnel

 

ICÔNES

Icône		Sert à
	Transférer vers maestro*	Transférer le courriel et/ou la pièce jointe à la Gestion des documents de l’option sélectionnée.
	Signature numérique	Apposer une signature à un document PDF en pièce jointe d’un courriel.

 

ÉTAPES

Transférer un courriel dans maestro*

Outlook > Onglet maestro*

1. Dans Outlook, sélectionner un ou plusieurs courriels à transférer dans maestro*.
2. Cliquer l’onglet maestro*.
3. Cliquer l’icône Transfert vers maestro* (ou Transfer to maestro*)
4. La fenêtre Transfert vers maestro* apparaît. Remplir les informations requises :

Champ	Action
Contact	Permet de sélectionner un contact provenant de la Gestion des contacts de maestro*. Permet d’identifier l’envoyeur du courriel dans maestro* afin que l’Historique des communications de maestro* puisse être maintenu à jour.
Type	Permet d'indiquer si le courriel à transférer est pour une Transaction existante ou pour créer une Nouvelle transaction.
Destination	Permet de sélectionner l’option vers laquelle le courriel doit être transféré. Voir la liste de toutes les destinations : Achat de projet Appel de service Appel du service après-vente Avis de changement Bon de travail Certification client Certification fournisseur Client Commande catalogue Commande client Commande régulière Contrat de facturation contractuelle Contrat de service Contrat sous-traitance Contrat sous-traitance - Avis de changement CRM Dénonciation Dénonciations fournisseur Dessin d'atelier Employé Entrée journalière Équipement Équipement de service au contrat Événements de chantier Facture Facture contractuelle Facture d'appel de service Facture sur commande Fournisseur Gestion des contacts Gestion des événements Gestion des projets de facturation Item catalogue Offre d'achat Projet Réception de marchandises Recette Recette hypothécaire Recette individuelle Recette sur contrat à forfait Recommandations Réquisition Soumission Soumission en service Soumissions de béton Soumissions de carrière Vente notariée   Par exemple, si la destination est Projet, sélectionner ensuite le projet spécifique vers lequel le courriel sera transféré. NOTES : Pour la majorité des destinations, la transaction doit exister dans maestro* pour qu’il soit possible d’y transférer le courriel. Toutefois, il est possible de choisir Événements de chantier comme destination et, dans ce cas, un nouvel événement de chantier sera créé avec le courriel. Si la destination est Certification fournisseur, il est possible d’entrer une date d’échéance de la certification jointe au courriel uniquement si cette date est déjà entrée dans la certification du fournisseur de l’option Gestion des fournisseurs. Il en est de même pour la Certification client. Il est maintenant possible de transférer des courriels vers l’option Dénonciation du menu Projets de maestro* en sélectionnant la destination Dénonciations fournisseur.
Catégorie de document	Identifie la catégorie de document. NOTE : Les documents sont classés par catégorie dans la Gestion des documents de maestro*. Les catégories peuvent être ajoutées et modifiées à l’aide de la Gestion des catégories de documents.

5. Cocher les informations qui doivent être sauvegardées dans la Gestion des documents de maestro* :
   Soit le courriel, en cochant Sauvegarder le courriel, soit les documents en pièce jointe en cochant Sauvegarder les pièces jointes.

En cochant Sauvegarder le courriel et Sauvegarder les pièces jointes, le courriel sera enregistré comme un tout dans la Gestion des documents. Les pièces jointes seront visibles en cliquant sur le fichier dans la Liste des documents, puis dans la section Document. Le courriel s’ouvrira dans Outlook avec ses pièces jointes. Si seulement la case Sauvegarder les pièces jointes est cochée, chaque document sera sauvegardé individuellement dans la Gestion des documents. Pour plus d’informations sur la Gestion des documents, consulter l’aide (F1).

 

Apposer une signature électronique à un document PDF joint à un courriel

Outlook > Onglet maestro*

1. Dans Outlook, sélectionner un courriel auquel un document PDF à signer est joint.
2. Cliquer l’onglet maestro*.
3. Cliquer sur l’icône Signature numérique (ou Electronic Signature).
4. La fenêtre Signature numérique apparaît. Remplir les informations requises dans la section Modèle de la signature :

Champ	Action
Nom du modèle	Sélectionner un modèle existant ou créer un nouveau modèle.
Nom du signataire	Choisir une signataire existant sur le poste de travail. NOTE : Ce signataire peut avoir été créé à partir du programme Adobe Reader ou d’une autre application. Pour plus d’informations sur comment créer un signataire à partir d’Adobe Reader, consulter l’annexe.
Raison de la signature	Inscrire la raison de la signature.
Fichier image	Permet de joindre un fichier image. Par exemple, un logo ou une signature numérisée.
Endroit	Lieu de signature.
Numéro de page	Permet de sélectionner la page à laquelle la signature apparaîtra dans les documents approuvés.
Position horizontale	Distance horizontale séparant la bordure gauche du document et la signature, en pouces.
Position verticale	Distance verticale séparant le haut du document et la signature, en pouces.
Largeur	Largeur de la signature en pouces.
Hauteur	Hauteur de la signature en pouces.

1. Compléter les informations dans la section Information à afficher sur la signature :
   Cocher les cases correspondant aux informations remplies plus haut et qui doivent se retrouver dans la signature.

5. Pour enregistrer le modèle, cliquer sur la disquette bleue située à droite du Nom du modèle.
6. Dans la section Documents PDF à approuver, les documents PDF joints au courriel sélectionné s’affichent. Cocher ceux qui doivent recevoir la signature électronique.
7. Cliquer sur Signer et Répondre pour apposer la signature sur le document.
8. La fenêtre de réponse au courriel original s’ouvre. Entrer la réponse au courriel, puis l’envoyer.

Il n’est pas nécessaire de joindre le document PDF signé. Ce dernier est automatiquement attaché au courriel. Il est possible de visualiser le document signé et de s’assurer que la signature s’y retrouve. Pour ce faire, double-cliquer sur le document PDF joint dans la réponse au courriel.

 

Créer un certificat personnel

Un certificat personnel est prérequis pour utiliser le bouton Signature électronique de l'add-in Outlook de maestro*. Voici la procédure (au moins une façon) pour s'en créer une:

1. Démarrer le gestionnaire de certificats de Windows (Gérer les certificats d'utilisateurs) à partir du menu Démarrer ou en utilisat la commande certmgr.msc dans le menu Exécuter.
2. Cliquer avec le bouton droit de la souris sur le répertoire Personnel > Certificats et sélectionner l'option Toutes les tâches > Demander un nouveau certificat...
3. Suivez les étapes proposées :
   1. Fenêtre Avant de commencer : cliquer sur Suivant.
   2. Fenêtre Sélectionner la stratégie d'inscription de certificat : cliquer sur Suivant.
   3. Fenêtre Demander des certificats : cocher Utilisateur, puis cliquer sur Inscription.
      Une barre de progression indique l'avancement du processus.
   4. Cliquer sur Terminer.

Vous pourrez approuver des documents PDF que vous recevrez par courriel dans Outlook.

 

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Dernière modification : 20 septembre 2024